Om jobbet

Som samordnare är du en viktig del i NAISS organisation och administrativa verksamhet och utgör ett kvalificerat och nära stöd till NAISS föreståndare, ledningsgrupp och avdelningschef. Du bidrar till struktur, samordning och framdrift i ledningsarbetet, samtidigt som du ansvarar för koordinering av möten, konferenser och andra evenemang. Rollen är bred och självständig och kräver gott omdöme, hög integritet och mycket god förmåga att prioritera och hantera flera parallella uppgifter i en komplex miljö.

I arbetsuppgifterna ingår administrativt stöd till:

styrelseordförande, inklusive mötesadministration samt hantering av beslutsunderlag och protokoll
olika arbetsgrupper såsom partsråd, referensgrupper och andra rådgivande organ
föreståndare, ledningsgrupp och avdelningschef

Arbetsuppgifterna innebär följande ansvar:

planering, koordinering och samordning av möten, konferenser och andra evenemang
informationsspridning och kommunikation internt och externt med NAISS flialer och andra samverkansparter
uppdatering av information på hemsidan
löpande verksamhetsadministration såsom hantering av inkommande förfrågningar, resekoordinering, personal- och ekonomiadministration, inköp och beställningar, iordningställande av lokaler, förberedelse av dokument för diarieföring samtposthantering

Det är meriterande om du har erfarenhet av hantering av webbsidor och arbete med evenemangshanteringssystemet Lyyti.

Om dig

Vi söker dig som är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och som har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar och lösa problem. Det är av stor vikt att du har bra analysförmåga och kan självständigt lösa uppkomna problem. Du arbetar bra med andra människor och tar ansvar för din uppgift. Du är strukturerad och drivande och du har förmågan att kunna planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt samt att sätta upp och hålla tidsramar. Du är en person som ser möjlighet i förändringar och som har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter.

Vi söker dig som har:

treårigt gymnasium och för anställningen relevanta påbyggnadskurser
flerårig erfarenhet av självständigt arbete inom ledningsstöd
goda datakunskaper samt erfarenhet av stödsystem för konferens- och mötesadministration
dokumenterad erfarenhet av administration och koordinering mellan funktioner på nationell nivå
erfarenhet av administration och koordinering mellan funktioner på internationell nivå
erfarenhet av arbete inom statliga myndigheter eller lärosäten samt användande av dess regelverk
erfarenhet att organisera och administrera större konferenser
mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på både svenska och engelska

Det är meriterande om du har:

erfarenhet från hantering av webbsidor
erfarenhet av arbete med evenemangshanteringssystemet Lyyti

Din arbetsplats

Du kommer arbeta på NAISS som består idag av 54 personer, i tätt samarbete med dina kollegor på den administrativa enheten. Din närmaste chef blir NAISS avdelningschef tillika enhetschef för den administrativa enheten.
Läs mer om vår verksamhet här

Om anställningen

Tillsvidareanställning, heltid 100 %.

Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Befattningen kan komma att placeras i säkerhetsklass. Om så är fallet kommer säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Lön och förmåner

Linköpings universitet tillämpar individuell och differentierad lönesättning och sker i enlighet med gällande kollektivavtal (RALS/RALS-T) samt universitetets riktlinjer för lönebildning.

NAISS ger sina medarbetare möjlighet till distansarbete upp till 40 % av arbetstiden.

Läs mer om förmåner för anställda här.

Fackliga kontaktpersoner

Information om fackliga kontaktpersoner, se Hjälp för sökande.

Ansökan

Välkommen att skicka in din ansökan med CV och ansökningsbrev senast 2026-07-12. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.

Samordnare