HR-administratör

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 46 000 studenter och 8 500 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Beskrivning av arbetsplatsen

Konstnärliga fakultetens kansli består av nio medarbetare och är beläget centralt i Malmö, ett stenkast från Möllevångstorget. Kansliet ger stöd till fakultetsledningen och institutionerna rörande bland annat utbildning, forskning, ekonomi, HR och kommunikation. Kansliets huvuduppdrag är att:

• Ge operativt och strategiskt stöd till fakultetens ledning, institutioner, nämnder, kommittéer och övriga verksamheter och därmed bidra till fakultetens övergripande verksamhetsmål.
• Omvärldsbevaka, analysera och initiera åtgärder i förhållande till verksamhetens behov och omvärldens krav och förväntningar.
• Bereda beslutsunderlag och bidra till att implementera beslut.
• Återrapportera till universitetet och andra relevanta aktörer.
• Bidra till, stödja i och följa upp regelefterlevnad.
• Vara en länk mellan institutionerna, fakulteten och universitetet.

Vi uppfyller detta uppdrag genom att:

-Vara lyhörda med utgångspunkt i verksamheternas behov

-Ha integritet och hålla hög professionell nivå.

-Vara proaktiva i att utveckla fakultetens verksamhet.

-Bidra till kontinuitet genom att utveckla struktur och processer.

I den här tjänsten kommer du att lägga en stor del av din arbetstid på att stödja Musikhögskolan i Malmö, som är den största av fakultetens institutioner. Musikhögskolan är belägen på Heleneholm, och utbildar musiker och musiklärare som en del av Lunds universitet sedan 2007.  Vid institutionen finns ca 230 anställda, 400 programstudenter och 1000 studenter på fristående kurser.

Fakultetskansliet leds av kanslichef, som är direkt underställd fakultetens dekan. Gå gärna in på Konstnärliga fakultetens hemsida om du vill veta mer.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Nu söker vi en HR-administratör som har erfarenhet av att ge administrativt stöd inom HR och trivs som fisken i vattnet i den administrativa rollen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar att ge stöd och rådgivning till våra verksamheter inom skilda HR-relaterade områden, alltifrån att förbereda olika beslutsunderlag till att handlägga anställningsärenden och ledigheter. Du kommer att arbeta mycket både i vårt rekryteringssystem och lönesystem, men eftersom vi är en liten fakultet förväntas du kunna ge stöd i en mängd olika frågor. Du bildar tillsammans med två HR-partners ett fakultetsövergripande HR-team som även arbetar tillsammans med andra stödfunktioner, särskilt ekonomer och administratörer.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

• Handlägga, ge råd och stöd i anställnings- och personaladministrativa frågor.
• Handlägga rekryterings- och anställningsärenden, inklusive förlängningar.
• Förbereda beslutsunderlag till befordringar med mera.
• Hantera semestrar, ledigheter, sjukskrivningar, reseräkningar, arvoden med mera.
• Bevaka och hantera tidsbegränsade anställningar och pensionsavgångar.
• Hantera uppdragstillägg och löneskulder.
• Vara behjälplig vid i övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter, som exempelvis diarieföring och arkivering.

Eftersom HR-funktionen vid Konstnärliga fakulteten är relativt ny, finns det många utvecklingsområden. Detta innebär att arbetsuppgifterna kan komma att ändras utifrån behov.

Kvalifikationer

För tjänsten krävs:

• Akademisk examen på lägst kandidatnivå inom HR eller utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Erfarenhet av administrativt HR-arbete.
• Grundläggande kunskaper inom arbetsrätt och rekrytering.
• Mycket goda kunskaper samt erfarenhet av arbete i HR-administrativa system, i Officepaketet och Adobe Acrobat.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.
• Du är noggrann, och har god förmåga att arbeta självständigt, ta initiativ, prioritera och strukturera det egna arbetet.
• God förmåga att vara serviceinriktad, prestigelös och flexibel, vilket märks genom att du är bra på att sätta dig in i och vara lyhörd inför verksamhetens behov samtidigt som du kan skifta fokus när förutsättningarna ändras.
• Mycket god förmåga att skapa goda relationer och att samverka med många parter.

Meriterande är:

• Erfarenhet av HR-administrativt arbete inom offentlig sektor.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Universitetet har ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid, och på fakultetskansliet ges möjligheten att arbeta hemifrån upp till 40% av din arbetstid om det fungerar i verksamheten.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss.

Instruktioner för ansökan

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Din ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV samt övrigt som du önskar åberopa (examensbevis, kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Provanställning kan komma att tillämpas. 

Intervjuer planeras under vecka 29.

Konstnärliga fakulteten i Malmö är en av nio fakulteter inom Lunds universitet och består av Konst-, Musik- och Teaterhögskolan, samt Inter Arts Center. Vid konstnärliga fakulteten finns kandidat-, magister- och mastersprogram inom fri konst, musik och teater, samt ett antal kurser av olika omfattning. Här bedrivs också forskarutbildning och forskning med konstnärlig inriktning och i musikpedagogik.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.