Chefssekreterare med stöd till ledningen

Är du en strukturerad, serviceinriktad och noggrann person med erfarenhet av motsvarande arbete och fortsatt känner dig nyfiken på att stötta chefer på hög nivå. Gillar du dagar som inte är den andra lik och har du förmågan att växla mellan ett lugnt tempo till att snabbt behöva lösa en komplex uppgift? Då kan detta vara något för dig!

Flygstaben befinner sig i en expansiv utvecklingsperiod där ett framgångsrikt chefsstöd är avgörande. Nu söker vi en chefssekreterare som vill vara med i vår utvecklingsresa och stötta chefer.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Som chefssekreterare ska du skapa ett flöde och logistik kring en chef som ständigt är i rörelse. För rollen krävs god administrativ förmåga, mycket god kommunikationsförmåga och ett professionellt bemötande. Du behöver vara självgående, flexibel och ha lätt för att prioritera när tempot är högt. Det är också viktigt att du är serviceinriktad, har hög integritet och god samarbetsförmåga. Du arbetar proaktivt för att på bästa sätt kunna förutse behov och händelser framgent och agera därefter, allt för att cheferna ska kunna uppfylla sina uppdrag. Det krävs att du både är noggrann i detaljerna och har förmågan att se helheten.

I rollen ingår också att:

• Planera och koordinera möten, resor, konferenser och andra sammankomster åt ledningsgruppen
• Hantera kalender, e-post, bokningar och viss korrespondens
• Förbereda underlag, protokoll, presentationer och rapporter
• Vara ett stöd i kontakter med samarbetspartners och externa aktörer
• Hantera fakturor, beställningar, avtal och annan löpande administration
• Sammanställa material till rapporter samt koordinera, driva och delta i olika typer av projekt.

KRAV

Kvalifikationer

• Godkänd 3-årig gymnasieutbildning
• Minst 5 års relevant och aktuell erfarenhet av att i en administrativ och serviceinriktad roll agera chefsstöd
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, på både svenska och engelska
• B-körkort.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är driven, ansvarstagande, strukturerad och noggrann med målet att alltid leverera högkvalitativt chefsstöd. För att passa i befattningen bör du trivas i en miljö som kännetecknas av högt arbetstempo, med en blandning av rutinärenden och nya utmaningar. Du ser inga problem i att stötta en chef som ofta befinner sig på resande fot. Du kan snabbt anpassa dig till förändrade förutsättningar och ska kunna arbeta i team såväl som självständigt. Det är mycket viktigt att du är prestigelös och har lätt för att samarbeta med andra.

Du ska vilja göra skillnad och inte vara rädd att sätta någon annan i centrum. Du drivs av att vara en viktig del i en helhet där samverkan, engagemang och initiativ är avgörande för hur du löser uppgifterna du ställs inför. Du ska tycka det är lika viktigt att lösa de små detaljerna som att utifrån din roll lösa uppgifter som helhet. Du har ett nyfiket, ödmjukt sinne och strävar efter att utveckla såväl din arbetsplats som dig själv. Det är viktigt att du är en god representant för Försvarsmakten och står bakom Försvarsmaktens värdegrund. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

MERITERANDE

• Erfarenhet av liknande arbete i Försvarsmakten eller annan statlig myndighet
• Erfarenhet av att arbeta i system VIDAR, PRIO, SWECCIS, EMILIA och ISUS
• Erfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystem i offentlig verksamhet
• Kunskap om Försvarsmaktens ledningssystem och ledningsprocesser
• Akademisk examen relevant för befattningen.

Övrigt

Anställningsform: Civil tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning för sökande som inte idag är anställda inom Försvarsmakten

Sysselsättningsgrad: Heltid

Arbetsort: Uppsala

Tillträdesdatum: Oktober 2026 eller enligt överenskommelse

Lön: Individuell lönesättning, enligt kollektivavtal.

Upplysningar om befattningen

C FS Öv Mats Antonson

mats.antonson@mil.se

Fackliga företrädare

OFR/S – Caroline Nilsson

OFR/O – Lars-Olof Wretling

SACO – Johan Nyström

SEKO – Åsa Karlsson

Samtliga kontaktpersoner nås via Försvarsmaktens växel: 08 – 788 75 00

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast 2026-08-12. Din ansökan ska innehålla CV och ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning samt svar på angivna urvalsfrågor.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:Flygstabens första och största uppgift är att stödja flygvapenchefens ledning av samtliga flottiljer och skolor i flygvapnet i alla nivåer av konfliktskalan. Flygstaben utvecklar, planerar, genomför och utvärderar order och direktiv ställda av flygvapenchefen. Flygstaben består av cirka 350 medarbetare. Flygvapnet organiserar och utbildar flyg-, bas- och ledningsförband och har i uppdrag att bevaka och skydda Sveriges luftrum. Det är ett uppdrag som pågår dygnet runt, året runt, för att säkerställa Sveriges integritet. Inom flygvapnet arbetar cirka 5100 medarbetare, civila och militära.I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård samt bra balans mellan arbete och privatliv.En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras och att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.