Administrativ koordinator / Nämndsekreterare

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker en administrativ koordinator/nämndsekreterare till Enheten för HR och kommunikation.

I rollen bidrar du till en effektiv, rättssäker och samordnad administration inom förvaltningen. Uppdraget har särskilt fokus på registratur, kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser, remiss- och utredningsuppdrag samt stöd i nämndprocessen. Du rapporterar till HR- och kommunikationschef.

Du blir en viktig kompetensförstärkning i arbetet med ärendehantering, diarieföring, arkivering och administrativa processer. På förvaltningen finns i dag en nämndsekreterare med ägandeskap över nämndprocessen. I den här rollen stärker du upp nämndprocessen och är ersättare vid nämndsekreterarens frånvaro, samtidigt som tyngdpunkten i uppdraget ligger på tjänsteskrivelser, registratur och koordinering av administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• ansvara för kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser och bidra till kvalitet och rättssäkerhet i ärendehanteringen
• arbeta operativt med registratur, diarieföring, ärendehantering, arkivering och uppföljning av ärendeflöden
• koordinera inkommande remisser och utredningar genom att samordna, utveckla och kvalitetssäkra underlag och processer
• ge stöd och vägledning till chefer och handläggare inom registratur, dokumenthantering, remisser, ärendehantering och administrativa rutiner
• hantera nämndadministration, utlämningsärenden, allmänna handlingar och sekretessbedömningar
• vara stöd och ersättare till nämndsekreteraren vid frånvaro, exempelvis genom att planera, samordna och leda nämndprocessen från beredning till efterbehandling.

  medverka i utvecklingen av effektiva, enhetliga och rättssäkra administrativa processer.

I rollen ingår även att upprätta kallelser, ansvara för protokollföring under sammanträden och färdigställa protokoll när du ersätter nämndsekreteraren. Du samordnar inkommande underlag, fördelar och prioriterar ärenden samt rapporterar vid behov om ärendeflöden och uppföljning.

Du har mandat att besluta om registrering och diarieföring av handlingar, föreslå och utveckla administrativa rutiner samt agera sakkunnig i arkiv- och registraturfrågor. Du ansvarar också för mindre utrednings- och utvecklingsuppdrag och utför förekommande administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Vi erbjuder dig

Du blir en del av Enheten för HR och kommunikation, där du arbetar nära kollegor och chefer i frågor som rör administration, ärendehantering, registratur och nämndprocess. Rollen innebär breda kontaktytor inom förvaltningen och du kommer att ge stöd till verksamheterna i administrativa processer. Ett viktigt utvecklingsområde är att minska sårbarheten i nämndprocessen och stärka kvalitet, samordning och rättssäkerhet i hanteringen av ärenden, remisser och administrativa underlag.

Hos oss får du ett ansvarsfullt och varierat uppdrag där du kan bidra till utveckling av arbetssätt, rutiner och administrativa processer. Du får möjlighet att använda din kompetens inom offentlig förvaltning, registratur och nämndadministration i ett sammanhang där kvalitet, service och rättssäkerhet är centralt. Vi erbjuder trygga anställningsvillkor och en arbetsmiljö där samarbete, lärande och verksamhetsutveckling är viktiga delar av arbetet. Läs mer här: Vårt arbetsgivarerbjudande

Du som söker till oss

Du har relevant eftergymnasial utbildning inom arkiv och informationshantering, högskoleutbildning inom juridik eller offentlig förvaltning, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget.

Övriga krav:

• Erfarenhet av arbetsuppgifter som vanligtvis förekommer i en registratorroll, såsom diarieföring, dokumenthantering, ärendehantering och informationshantering. Du behöver inte tidigare ha haft titeln registrator, men ska ha arbetat med liknande uppgifter.
• Kunskap om offentlig förvaltning, dokumenthantering och relevant lagstiftning.
• Erfarenhet av koordinerande och administrativt arbete inom offentlig verksamhet eller politiskt styrd organisation.
• Mycket god erfarenhet av att formulera och kvalitetssäkra beslutsunderlag, handlingar och protokoll.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete i nämndsekretariat.
• Erfarenhet av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem, exempelvis Public 360.
• Erfarenhet av att arbeta med GDPR-processens samtliga delar samt säkerställa förvaltningens efterlevnad.

För att lyckas i rollen behöver du kunna ta ansvar för både helhet och detaljer i administrativa processer. Du arbetar noggrant och strukturerat, följer upp ärenden och säkerställer att underlag, diarieföring och dokumentation håller hög kvalitet. Eftersom rollen innebär att hantera remisser, tjänsteskrivelser, utlämningsärenden och sekretessbedömningar behöver du vara analytisk, kunna prioritera och driva arbetet vidare även när flera ärenden pågår samtidigt.

Du har hög integritet och agerar professionellt i kontakter med chefer, handläggare, kollegor och andra samarbetspartners. Du är lyhörd och förtroendeingivande, ger service och stöd inom dina ansvarsområden och bidrar till ett gott samarbete. Rollen kräver att du är flexibel i ditt arbetssätt och kan växla mellan operativa administrativa uppgifter, kvalitetssäkring, samordning och stöd i nämndprocessen.

Välkommen med din ansökan!