Administrativ assistent till Högkvarteret

Vill du utvecklas på ett professionellt och personligt plan samtidigt som du gör skillnad för andra? Vill du testa dina egna gränser samt vara med och bevara Sverige? Har du erfarenhet inom chefsstöd, administration och verksamhetsstöd? Gillar du varierande arbetsuppgifter där den ena dagen är olik en annan? Försvarsmakten söker nu Sveriges vassaste administrativa assistent – är det du?

Huvudsakliga arbetsuppgifter

I befattningen ingår att ge administrativt stöd till hela avdelningen men du kommer arbeta nära cheferna med alltifrån mer kvalificerade administrativa uppgifter till återkommande mer rutinartade administrativa sysslor. Rollen har således en bred spännvidd där du är involverad i administrativa uppgifter kopplat till både juridik, affär och personaladministration. På så vis kommer du i mångt och mycket fungera som spindeln i nätet på avdelningen och ges möjlighet att både utveckla och förvalta rutiner inom ditt område. För att genomföra ditt arbete måste du ha lätt för att sätta dig in i verksamheten och förstå de olika behoven som finns i vår stora organisation och du bör vara lika intresserad av att finna innovativa lösningar som att genomföra förbättringsarbete. Arbetsuppgifterna ställer stora krav på både samarbetsförmåga och självständighet, ett systematiskt arbetssätt, serviceorientering och att i perioder kunna arbeta under hög belastning. Du kommer tillhöra Högkvarterets avdelning för Affärs- och försörjningsledning beläget centralt i Stockholm. Huvudsakliga arbetsuppgifter: 

• Stödja ledningen och stabsfunktion samt ansvara för den administrativa funktionen inom avdelningen (genomföra, sammanhålla/ koordinera och utveckla)
• Ärendehantering
• Hantera sekretessbelagda handlingar
• Hantera övriga administrativa säkerhetsfrågor
• Stödja ledningen i personaladministrativa uppgifter
• Hantera och sammanhålla avdelningens systemadministration, inköp och beställningar
• Hantera lokalfrågor och avdelningsgemensamma aktiviteter
• Övriga rutinbaserade återkommande administrativa uppgifter
• Hantera och utveckla enskilda uppgifter och driva interna projekt

KRAV

Kvalifikationer

• Gymnasieexamen med administrativ och/eller ekonomisk inriktning eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant
• God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska
• God datorvana och mycket goda kunskaper i MS Excel, Word, Powerpoint

Personliga egenskaper

Du har en hög känsla för service, du är noggrann, strukturerad och välorganiserad. Du är i hög grad självgående och du vågar ta egna initiativ. Du är flexibel och prestigelös i ditt sätt, trivs att samarbeta med andra och har en väl utvecklad kommunikativ förmåga. Du bör också ha förmåga att se förändringspotential i administrativa rutiner och föreslå förändringar.

Som person trivs du i en omväxlande roll med många olika parallella uppgifter och tidvis högt tempo. Vidare har du lätt för att knyta nya kontakter både inom och utanför den egna organisationen och trivs med ett omväxlande och utmanande arbete. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper vid rekryteringen och söker medarbetare med rätt attityd, värderingar och inställning.

MERITERANDE

• Genomfört aktuell GMU eller grundutbildning med värnplikt i Försvarsmakten
• Kunskap om/erfarenhet av Försvarsmakten eller försvarssektorn
• Arbetslivserfarenhet från offentlig verksamhet
• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete vid t.ex. myndighet, offentlig verksamhet, advokatbyrå eller bolag
• Kunskap i SAP

Övrigt

Detta är en tidsbegränsad anställning till 2027-06-30.

Tjänstgöringsomfattning: 100 %.

Arbetsort Stockholm.

Tillträde enligt överenskommelse.

Befattningen är en civil anställning. 

Med anställning följer skyldighet att krigsplaceras, delta i utbildning, övningar och insatser, både inrikes och utrikes.

Förfrågningar om befattningen kan göras till avdelningens ställföreträdande chef Johan Malmström som nås via växel 08-788 75 00. Vid frågor kring rekryteringsprocessen kontakta HR Specialist Paulina Unger, 08-788 75 00.

Fackliga organisationer: 

SACO: Stefan Ungerth

SEKO: Monika Danielsson/Lise-Lotte Larsson

Försvarsförbundet, OFRS: Kjell Tetzlaff

OFRO: Roger Ericsson

Välkommen med din ansökan senast 2026-06-23. Till ansökan bifogas CV med två referenser och ett personligt brev, samt svar på angivna urvalsfrågor.

 Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. -----------------------------------------------------Information om det rekryterande förbandet:I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn.En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning. Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.